Bir Beyin Fırtınası çalışmasına geçmeden önce katılımcıların gözeteceği kuralların tespit edilmesi ve grup tarafından net bir şekilde anlaşıldığından emin olunması gerekir. Bu konuda temel bazı kurallar olsa da her bir grup Beyin Fırtınası çalışması için kendi kurallarını oluşturabilir. Öncemli olan başta belirlenen bu kurallara Beyin Fırtınası çalışması esnasında herkesin sıkı sıkıya uymasıdır. Grubun kendi kurallarını kendisinin belirlemesi, katılımı ve yapılacak çalışmanın sahiplenilmesini kolaylaştırır.Genel olarak bir Beyin Fırtınası çalışmasında aşağıdaki 4 temel kuralın dikkate alınması önerilebilir :
- Aptalca fikir yoktur! Beyin Fırtınasında herkes ele alınan konu yada problem alanı içinde kalmak kaydıyla her türlü fikri ve öneriyi ortaya rahatlıkla atabilmelidir.
- Fikirler ve öneriler kesinlikle eleştirilmemeli veya yorumlanmamalıdır. Beyin Fırtınası değişik düşüncelerin tartışıldığı bir platform değildir. Katılımcılara ne kadar aykırı veya mantıksız gelse de birisinin ortaya attığı fikir veya öneri asla tartışılmamalıdır. Eğer fikirler eleştirilmeye veya yorumlanmaya başlanırsa yaratıcılık azalır. Aynı şekilde birinin ortaya attığı bir fikre diğer katılımcılar gülerse bu kişi bir sonraki sefere bir fikir üretemeyecektir. Veya bir fikir için yapılacak “Müthiş fikir!” yorumu diğer fikirlerin bunun kadar önemli olmadığının düşünüldüğünü ima eder.
- Katılımcılar birbirlerinin ortaya attıkları fikir ve düşüncelerden esinlenebilirler. Birisinin sunduğu bir fikir bir başkasının zihninde daha farklı veya daha büyük bir düşüncenin gelişmesini tetikleyebilir. Buna izin verilmelidir.
- Beyin Fırtınası çalışmasında ortaya atılan fikirlerin “kalitesinden” ziyade “sayısına” yani çokluğuna bakılmalıdır. Yani katılımcılar tarafından ne kadar çok yaratıcı fikir veya öneri üretilebilirse onun kadar iyi olur.
Etkin bir Beyin Fırtınası çalışması için yöneticinin yapması gerekenler şunlardır :
- Tüm katılımcıların uyması beklenen kuralları açıklayın
- Çözülecek problemi net bir şekilde tanımlayın
- Katılımcıların ele alınan problem konusuna odaklanmasını sağlayın
- Katılımcıların birbirlerinin fikirlerini veya önerilerini eleştirmelerine izin vermeyin
- Katılımcı grubunu ele alınan konuya karşı sürekli ilgili tutun. Tüm grup üyelerinin konuşmasını ve fikir üretmesini sağlayın. Konuşmayan kimse kalmamalıdır.
- Katılımcıların aynı zamanda yaptıklarından zevk almalarını da sağlayın. Yaratıcılığı teşvik edin.
- Birisinin ortaya attığı bir bakış açısının uzunca bir süre katılımcıların fikir üretmesinde etkin olmasını engelleyin. Katılımcıları farklı bakış açılarına doğru yönlendirin ve teşvik edin.
- Katılımcıların fikirlerinin flip charta yazılması için birini yazıcı olarak görevlendirin. Sırayla herkese söz hakkı verin. Fikir ve önerilerin herkesin görebileceği şekilde kağıda geçirilmesini sağlayın.
- Eğer bir kağıt dolarsa oda içinde onu herkesin görebileceği bir yere asın ve flipchartta yeni bir kağıtla devam edin.
- Eğer yeni fikirlerin üremesi yavaşlarsa ortaya bir kavram atın ve bu kavramdan hareketle katılımcıların yeni fikirler üretmelerini teşvik edin.
- Mağaza satışlarını nasıl artırabiliriz ?
- Müşteri ihtiyaçlarını nasıl ortaya çıkarabiliriz ?
- Müşteri memnuniyetini artırmak için neler yapabiliriz ?
- Müşteri başına satışı nasıl artırabiliriz ?
- Müşteri sadakatini nasıl sağlayabiliriz ?
- Mağaza içinde aramızdaki iletişimi nasıl daha sağlıklı hale getirebiliriz ?
- Mağaza giderlerimizi nasıl azaltabiliriz ?
